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Digitale Lösungen können dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren und dadurch Ressourcen, Zeit und Kosten zu sparen. Bevor Sie jedoch konkrete Digitalisierungsmaßnahmen planen und durchführen können, müssen Sie zunächst klar definieren, welche Verbesserungen in welchen Unternehmensbereichen erzielt werden sollen. Anhand dieser Ziele können Sie bestimmen, welche Unternehmensbereiche und -prozesse betrachtet werden müssen. Erst die eingehende Analyse der betroffenen Prozesse ermöglicht eine fundierte Planung von Optimierungsmaßnahmen.
Eine Prozessanalyse hilft dabei, die bestehenden Prozesse im Unternehmen zu verstehen und Optimierungspotenziale aufzudecken. Dabei muss der gesamte Prozessablauf, z. B. von der Eingabe der Daten bis zur Ergebnisausgabe, analysiert werden, um Schwachstellen in den Prozessen zu erkennen.
Auch sollte die Prozessanalyse alle relevanten Stakeholder und Abteilungen einbeziehen, um ein Verständnis für die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzer*innen zu schaffen. So können Sie die tatsächlichen Anforderungen an eine Digitalisierungslösung ermitteln und planen, welche Schritte digitalisiert werden sollen. Dies vereinfacht wiederum die Auswahl passender Systeme sowie deren spätere Implementierung.
Außerdem hilft eine Prozessanalyse dabei, die Integration neuer digitaler Lösungen in bereits bestehende Prozesse zu erleichtern. Durch die Analyse des Ist-Zustands können mögliche Risiken bei der Implementierung identifiziert und Maßnahmen zu deren Vermeidung eingeplant werden.
Zur Durchführung einer Prozessanalyse stehen zahlreiche Methoden zur Verfügung. Eine Möglichkeit wird in der VDI 2809 Blatt 1 – Prozesse gestalten mit Wertanalyse detailliert beschrieben. Diese Methodik unterstützt Anwender*innen bei der systematischen Untersuchung von Prozessen und den dazugehörigen Unterprozessen sowie Tätigkeiten. Dadurch können Schwachstellen und Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Innerhalb der VDI 2809 Blatt 1 finden Sie verschiedene Methoden zur Visualisierung und Analyse von Prozessen, so dass Sie die passende für Ihr Unternehmen auswählen können.*
VDI 2809 Blatt1: Verein Deutscher Ingenieure e.V., Prozesse gestalten mit Wertanalyse, Beuth Verlag GmbH.
Zur erfolgreichen Durchführung von Ressourceneffizienz- und Digitalisierungsmaßnahmen ist eine frühzeitige und konsequente Einbindung der Mitarbeitenden Ihres Unternehmens von großer Bedeutung. Beide Themen erfordern die Expertise verschiedenster Unternehmensbereiche und die aktive Mitarbeit ihrer Belegschaft.
Ein wesentlicher Schritt besteht zunächst in der organisatorischen Verankerung der Themenfelder Ressourceneffizienz und Digitalisierung, indem z. B. ein festes Team aus Mitarbeitenden etabliert und mit entsprechenden Kompetenzen ausgestattet wird. Zu einer derartigen organisatorischen Verankerung gehört auch eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten. Die Unternehmensführung muss bei der Zusammenstellung des Teams einerseits sicherstellen, dass die notwendigen Erkenntnisse durch die beteiligten Personen abgedeckt werden können. Andererseits muss sie das Team umfassend über die vorgesehenen Zielsetzungen und Vorgehensweisen informieren.*
VDI 4801:2018-03: Verein Deutscher Ingenieure e.V., Ressourceneffizienz in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Beuth Verlag GmbH, Berlin.
Auch Mitarbeitende, die nicht unmittelbar in den verantwortlichen Teams mitwirken müssen in die Optimierungs- und Änderungsprozesse eingebunden werden. Diese sind einerseits Anwendende der zu verändernden Prozesse und müssen entsprechend informiert, motiviert und geschult werden. Andererseits verfügen sie über spezifische Expertisen hinsichtlich der operativen Prozessabläufe, ihrer Schwachstellen sowie bewährten Do-it-yourself-Optimierungen. Indem Sie Maßnahmen zur aktiven und kontinuierlichen Einbindung der Mitarbeitenden ergreifen, können Sie die Akzeptanz für optimierte Prozesse und neue digitale Werkzeuge erhöhen. Mögliche Maßnahmen sind z. B.*
VDI 4801:2018-03: Verein Deutscher Ingenieure e.V., Ressourceneffizienz in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Beuth Verlag GmbH, Berlin.
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Technische Infrastruktur: Einsteiger*innen
Organisation & Prozesse: Einsteiger*innen